De gemeente Amstelveen betaalt in de regel op tijd

In 2012 is tot nu toe ruim 94% van de facturen die de gemeente ontvangt, binnen 30 dagen betaald. Vorig jaar kwam Amstelveen slecht uit de bus bij een onderzoek naar het betaalgedrag. Toen werden facturen gemiddeld pas na 36 dagen betaald. Het college kondigde toen maatregelen aan. Uit de brief die wethouder Herbert Raat (VVD) van Financiën vandaag aan de gemeenteraad stuurde blijkt, dat er verbetering is.

“Het college vindt, dat ondernemers niet te lang op hun geld moeten wachten, zeker niet in deze economisch zware tijden. Hoewel de gemiddelde betaaltermijn beneden de 30 dagen ligt, moeten we ook constateren, dat er nog steeds rekeningen niet op tijd wordt voldaan. We onderzoeken op welke wijze we dit aantal in de toekomst verder omlaag kunnen brengen”, aldus de wethouder.

Afgelopen jaar is binnen de financiële administratie een Leantraject gehouden. Daarbij is gekeken naar de verschillende stappen in het proces en zijn de “verspillingen in tijd” er zoveel als mogelijk uitgehaald. Daarnaast is deze zomer een start gemaakt met het doorvoeren van een digitale routing van facturen. Nagenoeg alle afdelingen zijn hiertoe overgegaan. Tot slot is geïnvesteerd in het meten van gegevens om zodoende gericht maatregelen te kunnen treffen.

Bij het interne onderzoek van de gemeente is gekeken naar alle facturen die de gemeente op dat moment had ontvangen. Dit waren er ruim 31.000.  Dun & Bradstreet heeft ook in 2012 onderzoek gedaan naar het betaalgedrag van gemeenten.

In het daarover verschenen rapport van 9-7-2012 komt naar voren, dat de gemiddelde betaaltermijn voor de gemeente Amstelveen ligt op 33 dagen. De afwijking ligt waarschijnlijk in de omvang van de steekproef. Daar, waar de gemeente heeft gekeken naar alle ontvangen facturen, baseren zij zich op slechts 97 facturen waarvan 71 stuks binnen de dertig dagen (= 73%) betaald is, met een gemiddelde overschrijding van 3 dagen.

(Foto Amstelveenweb.com - 2012)

Wethouder Herbert Raat (VVD)

Meten is Weten!

Vanaf januari 2012 tot eind oktober (26-10-2012), zijn 31.018 facturen binnengekomen. Hierbij is een verschil geconstateerd tussen de factuurdatum op de door de leverancier aangereikte factuur en de ontvangstdatum (opvoerdatum) bij de gemeente;

Een verschil tussen 7 en 14 dagen                    7.939 stuks

Een verschil tussen 14 en 21 dagen                  2.064 stuks

Een verschil tussen 21 en 30 dagen                     851 stuks

Langer dan 30 dagen                                        1.058 stuks

Totaal                                                            11.912 stuks = 38%

Dit betekent, dat 38% van de facturen langer dan een week 'zwerft' tussen de leverancier en de organisatie van gemeente Amstelveen. Een verschil van een paar werkdagen mag als normaal worden beschouwd. Tussen opmaak van de factuur bij de leverancier, verzending via de post en registratie bij de gemeente, kunnen enkele werkdagen zitten. Binnen Amstelveen zelf worden de facturen die dagelijks bij de post worden ontvangen binnen maximaal 3 werkdagen ingeboekt.

Naar de oorzaken van het lang onderweg zijn van de facturen kunnen wij slechts gissen. Ligt het aan het minder frequent afleveren bij en door de postbezorgdiensten, het antidateren van facturen bij de leverancier, verkeerde tenaamstelling/adressering of.......?

Digitalisering facturen

Sinds deze zomer gaan de afdelingen over naar een digitale routing van de facturen. Tot heden zijn er 3.427 facturen op digitale wijze afgewikkeld, hiervan zijn 3.343 binnen de 30 dagen afgewikkeld = 97,55%. De overige 2,45% valt hoofdzakelijk toe te schrijven aan de gewenning die in de organisatie nog moet plaats vinden en de facturen die retour zijn gekomen uit de 'papierenroute' en alsnog digitaal zijn verwerkt.

Digitalisering draagt daarom bij aan versnelling van het betaalproces. Samenvattend: met de betaaltermijnen bij de gemeente Amstelveen zit het over het algemeen redelijk goed. In 2012 is tot op heden ruim 94% van de facturen binnen 30 dagen betaald. Hoewel de gemiddelde betaaltermijn dus ruimschoots beneden de 30 dagen ligt, moeten we ook constateren, dat een behoorlijk aantal niet op tijd wordt voldaan. Er wordt onderzocht/bekeken, op welke wijze we dit aantal in de toekomst verder omlaag kunnen brengen.