Stand van zaken ICT bij de gemeente Amstelveen eind 2014

Jeroen Brandes, (PvdA) wethouder ICT en Dienstverlening informeert de leden van de gemeenteraad van Amstelveen:

Geachte raadsleden,

Digitalisering is een van de grootste maatschappelijke ontwikkelingen van de laatste decennia. Ontwikkelingen binnen de digitale wereld volgen elkaar in rap tempo op. De buitenwereld verandert, mensen willen sneller aan informatie komen en op een moment, dat het hen uitkomt gebruik maken van digitale dienstverlening. Het Rijk eist in toenemende mate meer van gemeenten op het gebied van ICT. Daarnaast zijn alle interne processen in toenemende mate afhankelijk van ICT. In deze brief geef ik u een stand van zaken met betrekking tot de ICT processen binnen de organisatie. Ook informeer ik u over de op handen zijnde ontwikkelingen. Volgend op deze brief zal ik op 22 januari 2015 een bijeenkomst organiseren, waarin wij u meer achtergrond informatie geven en waar er gelegenheid is om vragen te stellen.

Huidige stand van zaken ICT Amstelveen is ICT trendvolger die nauwlettend de ontwikkelingen op de markt volgt. De keuze van trendvolger is gemaakt, omdat nieuwe ontwikkelingen niet altijd stabiel zijn. Amstelveen implementeert daarom in principe nooit als eerste gemeente nieuwe versies van programmatuur; dit om zoveel mogelijk opstartproblemen en kinderziektes te voorkomen. In de markt volgt Amstelveen de ontwikkelingen hoofdzakelijk door samenwerkingsverbanden met de ICTU (ICT Uitvoeringsorganisatie), KING (Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten) en andere gemeenten. Onze infrastructuur is relatief stabiel. We kennen een zogenaamde uptime (de tijd dat het netwerk te benaderen is, zodat medewerkers normaal kunnen werken) van bijna 100%. Inde markt is dat een hoge graad van continuïteit.

In de afgelopen jaren is er veel aandacht gestoken in de integratie van Aalsmeer en belastingen Amstelland Meerlanden. Na deze succesvolle integratie is het nu volle kracht vooruit om een inhaalslag te maken op een aantal zaken zoals de vernieuwing van een nieuw zaak-systeem, papierloos werken en digitale dienstverlening.

(Foto Amstelveenweb.com - 2014)

Jeroen Brandes, (PvdA) wethouder ICT en Dienstverlening werkt ook met een Thin Client computer

Systemen

Amstelveen werkt met standaarden uit de markt:-Microsoft, Citrix (besturingssysteem, mail- en office systemen)-Thin Cliënts (domme terminals op werkplekken)-Centric (Burgerzaken, Sociale Zaken, financiën)-Gouw (Belastingen en Basisregistraties)-Brein (E-dienstverlening, post en archief)-Oracle en Lotus Domino van IBM (database). Daarnaast maakt Amstelveen gebruik van het zaaksysteem Inproces van BREIN.

Digitale formulieren

Via de website kunnen momenteel 24 formulieren digitaal worden ingevuld (zie bijlage)Momenteel wordt er aan gewerkt om nog vier andere formulieren digitaal te maken, waaronder het klachten- en complimentenformulier.

Sociaal domein

Dit laatste formulier is per 1 januari 2015 gereed. De formulieren voldoen aan de webrichtlijnen. Via de digitale agenda kunnen inwoners afspraken maken met publiekzaken. Daarnaast inventariseren we, welke formulieren er verder nog te digitaliseren zijn en wat wij in 2015 kunnen realiseren.

Veiligheid

De ICT systemen van Amstelveen kennen een hoge veiligheidsgraad. Op de gangen staan beveiligde service stations, waar gebruikers bestanden kunnen opslaan op usb-sticks en bestanden kunnen uploaden, of downloaden. Onze back-up voorziening is vervangen door een totaal gedigitaliseerd systeem, dat iedere nacht een full back-up maakt naar het uitwijkcentrum. Het beheer van digitale beveiliging van ons totale netwerk (virusscan, firewall) is buiten de deur geplaatst omdat dit te specialistisch is.

Het hanteren van een hoge veiligheidsgraad heeft consequenties. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld geen software downloaden en instaleren. Daarnaast is de mogelijkheid voor gasten beperkt tot de toegang tot het internet via het gebruik van een code. Hoewel we gebruiksgemak hoog in het vaandel hebben staan, leggen we de prioriteit bij het hanteren van een zo hoog mogelijke veiligheidsgraad.

Infrastructuur

Op dit moment wordt er gewerkt met ongeveer 300 software pakketten. Deze pakketten staan niet meer op zich zelf maar hebben een relatie met elkaar. Doormiddel van koppelingen met basisregistraties, landelijke voorzieningen (overheid.nl) en document generatoren is er een complex geheel ontstaan, dat continue moet worden geüpdatet en beheerd. Een vereiste daarbij is, dat updates en nieuwe installaties, voordat zij naar productie gaan worden uitgevoerd en getest in een testomgeving.

Cloud

Amstelveen is een voorstander van software buiten de deur plaatsen. Dit omdat de infrastructuur steeds complexer wordt en ICT-specialisten om systemen te beheren schaars zijn. Door systemen in de cloud te plaatsen, wordt de verantwoordelijkheid voor updates van de software en het beheer van de hardware bij de leverancier neergelegd. Een consequentie is, dat contractafspraken een andere juridische context krijgen. De opslag van data moet bijvoorbeeld onder Nederlandse wetgeving vallen en bij faillissement moeten wij snel over onze data kunnen beschikken. Software pakketten in de Cloud zijn op dit moment het parkeervergunningensysteem, de pakketten voor handhaving en E-HRM (electronisch systeem voor personeelszaken) en de netwerksecurity. Momenteel bekijken wij, of de systemen voor belastingen Amstelland Meerlanden in de cloud kunnen worden geplaatst.

Vernieuwing ICT

Momenteel wordt er een benchmark uitgevoerd op ICT. Wat zijn de kosten van hardware en software ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Hoe is de bezettingsgraad van ICT personeel ten opzichte van vergelijkbare gemeenten en hoe verhoudt zich dit tot elkaar. Ook wordt er hard gewerkt aan een informatiebeleidsplan, waarin de koers voor de interne organisatie en de digitale dienstverlening wordt vastgelegd. Uit dit informatiebeleidsplan zullen acties voortkomen die in 2015, 2016 en 2017 zullen worden uitgevoerd. Een belangrijke vernieuwing die wij zullen uitvoeren is de aanschaf van een nieuw zaaksysteem.

Nieuw zaaksysteem

Het huidige zaaksysteem is sterk verouderd. Door veel extra onderhoud en ondersteuning blijft het draaien, maar het is geen wenselijke situatie. Het huidige zaaksysteem is aangeschaft in 2007 en al snel na de eerste implementatie fase is Amstelveen genomineerd voorde comptabel award “meest innovatieve overheids organisatie”. Amstelveen is op dit gebied nog net zo ambitieus als toen. Echter geldt nu de weg van de remmende voorsprong. Binnen het nieuwe zaaksysteem wordt een groot deel van de interne processen van de gemeente beheerd. Denk hierbij aan het document management systeem, de processen contractbeheer, subsidies, meldingen openbare buitenruimte, klachten en meldingen, bezwaren beroep en het Klant Contact Centrum van publiekzaken.

Verder worden alle afzonderlijke systemen door middel van een status en document koppeling gekoppeld aan het zaaksysteem. Het Klant Contact Centrum heeft zo direct inzicht in alle registraties waaronder alle registraties rond het sociale domein. In deze digitale omgeving worden alle post, meldingen, aanvragen en complimenten digitaal gedistribueerd en behandeld. Bovendien zorgt het ervoor, dat inwoners status informatie kunnen inzien via de site. De aanschaf en implementatie van een nieuw zaaksysteem is een omvangrijke operatie. Hiervoor zal Europees moeten worden aanbesteed. Van groot belang hierbij is, een heldere planning voor de aanbesteding, gunning, een roadmap voor de implementatie en het tijdig informeren van de raad en de interne organisatie. Naast de aanschaf en implementatie zal de organisatie ook in werkwijze een digitaliseringsslag slaan. Het streven is om na afronding van de implementatie in 2017, waar mogelijk papierloos te werken. Daarnaast zullen alle relevante producten voor inwoners digitaal en interactief worden aangeboden en zullen interne processen geoptimaliseerd (Lean) zijn.

De vernieuwing vraagt om een aanzienlijke financiële investering. In 2015 zal het college aan de raad een voorstel doen toekomen. Op de bijeenkomst in januari zullen wij u een nadere toelichting geven op de aangelegenheden rondom het nieuw aan te schaffen zakensysteem.

Hoogachtend,

Wethouder ICT en Dienstverlening Jeroen Brandes

ICT?

Informatie- en Communicatie Technologie (ICT) is de toepassing met computers en telecommunicatie apparatuur gegevens op te slaan, op te halen, te verzenden en manipuleren, vaak in het kader van een bedrijf, of een andere onderneming. De term wordt vaak gebruikt als synoniem voor computers en computernetwerken, maar het omvat ook andere informatie en distributie technologieën, zoals televisie en telefoon. Er zijn verschillende industrieën in verband met informatietechnologie, met inbegrip van computer hardware, software, elektronica, halfgeleiders, internet, telecom apparatuur, e-commerce en computerdiensten.