De gemeenteraad eist verbetering van het ICT beleid van de gemeente Amstelveen

De leden van de gemeenteraad van Amstelveen hebben tijdens de raadsvergadering op woensdag 16 mei 2018 de stand van zaken besproken over de plotselinge investeringsaanvraag door het gemeentebestuur van 2,8 miljoen euro. Dit geld is bedoeld om de noodzakelijke verbeteringen aan het verouderde ICT-infrastructuur in het raadhuis aan te brengen.

(Foto Amstelveenweb.com - 2018)

Martin Kortekaas fractievoorzitter van GroenLinks-Amstelveen tijdens zijn diepgravende analyse over het ICT systeem van de gemeente Amstelveen op 16 mei 2018. Naast hem zit zijn collega-raadslid Cheimaa Aouni

Martin Kortekaas fractievoorzitter van GroenLinks-Amstelveen vertelde in zijn toespraak zijn analyse van de situatie op ICT-gebied in het raadhuis van Amstelveen: 'In de commissie is al veel gezegd en ook de motie is veelzeggend. Maar uit de aanvullende informatie rijst toch een beeld dat niet onbenoemd kan blijven. Ik noem een aantal kenmerken van de Organisatie die zich opdringen:

1. De organisatie is meer bezig met het oplossen knelpunten dan met het benutten van kansen. In de begeleidende brief die we van het college kregen bij het antwoord op wat vragen zegt het college dat ‘In het plan voor de Digitale Transformatie dat wij in voorbereiding hebben, geven we aan wat de veranderopgave behelst om de organisatie goed toegerust te maken op de eisen van deze tijd’. Dat stelt de vraag, weten de verantwoordelijken dan wat de eisen van deze tijd zijn voor deze organisatie. Het vraagt om meer visie en leiderschap om dat te formuleren en te operationaliseren. Uit de informatie blijkt nog op geen enkele manier dat de organisatie hier op niveau mee bezig is.


2. Amstelveen is blijkbaar een ambtelijke hiërarchische organisatie met 1350 werkplekken met 1200 medewerkers voor 1050 fte. Niet bepaald het Nieuwe werken. Dus dat betekent dat er altijd 150 werkplekken niet bezet zijn. Op welk moment van de week of de dag je hier ook binnen loopt, er zijn minimaal 150 vrije werkplekken. Maar meestal meer, laten we zeggen op woensdag en vrijdag zijn er minimaal 300 vrije werkplekken. Dure liefhebberij. Maar vooral ook een manier van werken die niet meer van deze tijd is.


3. Enorme traagheid; telkens worden planningen en deadlines niet gehaald. Resultaten blijven uit. Wat opvalt is dat nergens uit blijkt dat de verantwoordelijken dit zelf ook als een probleem ervaren.


4. De IT Beheerorganisatie is blijkbaar niet goed in staat om professioneel de standaard IT beheerprocessen toe te passen. Uit het memo behoud huidige werkplekomgeving uit december 2017 blijkt bijvoorbeeld dat de organisatie majeure beslissingen over bijna 3 miljoen denkt te kunnen nemen op basis van een document zonder datum, versienummer, auteur, opdrachtgever, enz. Het memo is vooral een technische afweging van een aantal alternatieven. Ook mist andere belangrijke informatie over consequenties enz. Kortom essentiële informatie voor zo’n stuk ontbreekt.


5. Plannen en organiseren. Het lijkt er op dat dit project wordt uitgevoerd zonder ordentelijk projectplan te maken. Als we in de commissie om een planning vragen, krijgen we een overzichtje waar wat activiteiten genoemd worden met een tijdbalkje, dat speciaal blijkt gemaakt omdat we de vraag stellen. Dat is geen planning, dat zijn streefdata met een balkje, dat is wensdenken.

Hoe kon dit zo ver komen? Verder onderzoek is nodig, maar we kunnen nu al wel een paar conclusies trekken.

1. Gebrek aan leiderschap en visie (ook de zogenaamde second opinion wijst daar op)


2. Een zeker conservatisme: gebrek aan veranderingsgezindheid, gebrek aan veranderingsbereidheid. Bang dat investeringen geld kosten en niet gericht op de kansen die de investeringen bieden.


3. Altijd maar weer een ‘positieve boodschap’ naar buiten willen brengen, in plaats van informatie verstrekken. Pogingen om zogenaamd handig te communiceren in plaats van gewoon helder te informeren. Elk bericht met slecht nieuws is altijd weer verpakt als mooi weer bericht. Elke misser wordt verpakt in een lang verhaal over wat er allemaal wel goed gaat. Elke project dat niet goed loopt wordt gehuld in mist over wat er allemaal al gedaan is en wat de plannen zijn om het te repareren. Daardoor ontbreekt telkens een goede analyse van wat er nu werkelijk aan de hand is en blijven de juiste maatregelen uit. Zo wordt deze organisatie aangestuurd en dan gaat zo’n organisatie zich ook zo gedragen. Dan blijft te lang onder de oppervlakte dat er forse problemen zijn.

Politieke verantwoordelijkheid en consequenties
De burgemeester heeft nu namens B&W een aantal keren het boetekleed aangetrokken. Als de eerst verantwoordelijk wethouder voor IT hier nog tegenover ons had gezeten, dan hadden we hem naar huis gestuurd. Ik neem eigenlijk aan dat hij de eer dan aan zichzelf had gehouden, na alles wat de afgelopen vier jaar al hebben meegemaakt op IT gebied. Belangrijk is de motie Duidelijkheid over de staat van de ICT. De VVD wilde graag deze motie indienen. Wij dienen hem graag met alle andere partijen mee in. Maar is de kous daarmee af? GroenLinks vindt dat er nu al voldoende conclusies getrokken kunnen worden die op zich al wel politieke consequenties zouden moeten hebben:

1. De AA Organisatie is de afgelopen 4 jaar onvoldoende doorontwikkeld en niet klaar voor de toekomst;


2. De IT is de afgelopen 4 jaar onvoldoende doorontwikkeld en niet klaar voor de toekomst;


3. De motie Raad in positie is niet uitgevoerd;


4. De raad is bij herhaling niet tijdig ingelicht;


5. Het slechte nieuws over de hardware crisis is over de verkiezingen heen getild;


6. Een aanzienlijk deel van het gevraagde budget is al besteed voordat de raad het heeft goedgekeurd. Het college probeert ons voor te rekenen dat dit beperkt blijft tot 350.000 euro. Maar de helft van de werkstations is wel al besteld, dure externen zijn aan het werk, enz. Als je dit relateert aan de financiële informatie, dan kan het niet anders dan dat naar schatting minimaal 600.000 euro echt niet meer terug te draaien is. De raad zou dit niet over zijn kant moeten laten gaan. Maar de meeste andere partijen willen graag eerst het onderzoek afwachten voordat ze dit soort consequenties onder ogen willen zien. Het zij zo.

2e termijn. Wij zullen met de grootst mogelijke tegenzin instemmen met dit voorstel. En dat alleen maar omdat we niet anders kunnen, de risico’s zijn niet acceptabel.

Gemeenteraad eist verbetering ICT beleid gemeente Amstelveen
De voltallige gemeenteraad droeg het college in de raadsvergadering van woensdag 16 mei 2018 op tot het starten van een onafhankelijk onderzoek naar de huidige staat, de organisatie en de aansturing van de gemeentelijke ICT. Alle politieke partijen dienden gezamenlijk hiervoor een motie in. Aanleiding is het door het college van B en W gevraagde budget van 2,8 miljoen voor nieuwe hard- en software om de continuïteit van de kantoorautomatisering en gemeentelijke dienstverlening zowel in Amstelveen als Aalsmeer te kunnen continueren.

(Bron VVD-Amstelveen - 2018)

Tom Coumans raadslid van VVD-Amstelveen

VVD-raadslid Tom Coumans (woordvoerder ICT): 'In de gemeenteraad is niet iedereen het altijd met elkaar eens. Maar in dit geval zitten we op één lijn. AVA en GroenLinks kondigden reeds eerder aan een onderzoek te willen naar de gemeentelijke ICT. Het is goed om te zien dat we gezamenlijk duidelijkheid willen en tijdig weten, waar we aan toe zijn. De continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening aan de inwoners van Amstelveen staat hierbij voorop.'

De motie roept verder op de huidige ICT-infrastructuur te toetsen aan de hedendaagse kwaliteitsnormen. Hierbij wordt een klankbordgroep samengesteld vanuit de gemeenteraad om zo de onderzoeksvraag te formuleren. Doel van het onderzoek is het opstellen van aanbevelingen voor het vervolgtraject om vergelijkbare situaties in de toekomst te kunnen voorkomen.

In de motie stellen de partijen voor het onderzoek uit te laten voeren door Bureau Gateway van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Een Gateway Review is een onderzoek door een team van ervaringsdeskundigen dat resulteert in een rapport met bevindingen en aanbevelingen. Zij geven aan op welke punten bijgestuurd kan worden om de kans op succes van een project, programma of organisatie te vergroten.